Personal Data Protection Notice

ENG | BM

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

This Personal Data Protection Notice (“Notice”) sets out how CSY (“the Firm”) collects, uses  and  protects  your  Personal  Data  which  you  have  provided  to  the  Firm and you hereby consent to the processing of your Personal Data by the Firm in the provision of legal / conveyancing works which are prepared and processed by the Firm (“Works”).

  1. PERSONAL DATA
    1. The “Personal Data” that you provide or have provided to the Firm includes your name, contact details, address, e-mail address, NRIC number or passport number, bank account information, income tax number, particulars of property(ies), sale and purchase transactions, loan end-financing details, conveyancing matters, all facts and matters arising therefrom.
    2. In addition to the Personal Data that you provide to the Firm directly (whether for the purpose of the legal / conveyancing works which are prepared and processed by the Firm or during any communication with the Firm), the Firm may also collect your Personal Data from various other sources, including without limitation, from online search tools, information obtained from third parties through lawful sources including but not limited to National Registration Department of Malaysia, My E.G. Services Berhad, Malaysia Department of Insolvency, Companies Commission of Malaysia, Lands & Surveys Department, Lembaga Hasil Dalam Negeri and other relevant authorities, or at events organized or participated by the Firm.
    3. In respect of personal data of third parties such as your spouse and family members, you warrant that you have obtained their consent allowing us to process their personal data and you will extend a copy of this Notice to them.
  2. PURPOSE OF PROCESSING OF PERSONAL DATA
    1. You hereby agree and consent to the Firm using and processing your Personal Data provided to the Firm, in the manner and for the purposes as described below:
      1. for the purposes of the Works;
      2. for  preparing any document or instrument which may be required for the purposes set out in sub-paragraph (1) above and such other ancillary work in connection with sub-paragraph (1) above, including but not limited to, preparing the necessary contract or agreement or instrument to which you are a party, preparing loan agreement and preparing affidavits;
      3. to provide such necessary information to any regulatory or governmental authorities as required by statutory, regulatory or governmental requirements;
      4. for the Firm’s internal administrative purposes including historical and conflict checking purposes;
      5. for the Firm to communicate with you; and
      6. for the Firm to comply with its obligations under law or any regulations imposed by regulatory or governmental authorities.
    2. It is voluntary for you to supply your Personal Data to the Firm. However, if you do not wish to provide your Personal Data, the Firm may not be able to prepare, process and handle the Works or communicate effectively with you.
    3. The Firm may also use and process your Personal Data for other purposes such as:
      1. to send you materials such as season greeting cards, newsletters, articles, write-ups and other updates, distribute information of events, conferences, talks and seminars which may be of interest to you; and
      2. potential referees to editors/researchers in legal ranking publications and journals and potential clients who request for referees of past work in our credential statements, tenders and submissions, if any, by way of e-mail or mail.

      If you do not agree or consent to the Firm processing your Personal Data for the purposes set out in this paragraph 2c, please notify the Firm by contacting the Firm via the contact details set out in paragraph 4a below.

  3. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA
    1. Your Personal Data provided to the Firm or obtained by the Firm shall be kept confidential by the Firm. However, it may be necessary for the Firm to engage and liaise with third party companies, service providers or individuals to perform certain services on the Firm’s behalf. In such event, you hereby agree and consent that the Firm may disclose and transfer your Personal Data to the third parties, within or outside Malaysia, including without limitation, banks and financial institutions, developers, insurance providers, storage facility providers, external advisors and other professional advisors, such as auditors, tax consultants, etc. and such other party as the Firm deems necessary for the purposes mentioned in paragraph 2 above.
    2. The Firm shall also disclose and transfer the information to any statutory bodies, regulatory bodies and/or governmental authorities where legally required to do so.
  4. REQUEST FOR ACCESS AND INQUIRIES
    1. You may at any time hereafter request for access to, or request for rectification or correction of your Personal Data (subject to payment of fees, if applicable), or limit the processing of your Personal Data by the Firm, as the case may be, however subject to the exceptions and restrictions as may be contained under the applicable law. If you wish to do so, please contact:
      Contact Person : Sophia Lo / Chua Chinn Harn / Chua Chinn Yuan
      Designation : Lawyer
      Address : CSY, Advocates and Solicitors
      Lot No. I-53A-3, 3rd Floor, Block I, KK Times Square, Off Coastal Highway, 88100 Kota Kinabalu, Sabah
      Tel : 088-258733 / 253733
      Fax : 088-262733
      E-mail : csylegal.kk@gmail.comYou may also contact the Firm via the above contact details if you have any inquiries or complaints in respect of your Personal Data provided to the Firm.
    1. Please note that the Firm has the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data to the extent permitted under the applicable law.
  5. GENERAL
    1. The Firm reserves the right to amend or modify this Notice from time to time.
    2. This Personal Data Protection Notice is issued in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistencies or discrepancies between this English version and the Bahasa Malaysia version, this English version shall prevail.
ENG | BM

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

Notis Perlindungan Data Peribadi (“Notis”) ini menyatakan bagaimana CSY (“Firma tersebut”) mengumpul, mengguna dan melindungi Data Peribadi yang kamu berikan kepada Firma tersebut dan kamu adalah dengan ini bersetuju bagi pemprosesan Data Peribadi kamu oleh Firma tersebut di dalam peruntukan kerja-kerja undang-undang / conveyancing yang disediakan dan diproses oleh Firma tersebut (“Kerja-Kerja”).

  1. DATA PERIBADI
    1. “Data Peribadi” yang kamu berikan ataupun yang telah diberikan kepada Firma tersebut termasuk nama kamu, maklumat perhubungan, alamat, alamat e-mel, nombor kad pengenalan atau nombor pasport, maklumat akaun bank, nombor cukai pendapatan, butir-butir harta tanah, urus niaga pembelian dan jualan, butir-butir pinjaman, hal ehwal conveyancing, semua fakta-fakta dan perkara-perkara yang timbul daripadanya.
    2. Selain daripada Data Peribadi yang kamu berikan kepada Firma tersebut secara langsung (sama ada bagi tujuan kerja- kerja undang-undang / conveyancing yang disediakan dan diproses oleh Firma tersebut ataupun semasa sebarang komunikasi dengan Firma tersebut), Firma tersebut juga mungkin akan memperolehi Data Peribadi kamu dari pelbagai sumber lain, termasuk tanpa had, dari alat carian talian, maklumat yang diperolehi daripada pihak ketiga melalui sumber yang sah termasuk tetapi tidak terhad kepada Jabatan Pendaftaran Negara Malaysia, My E.G. Services Berhad, Jabatan Insolvensi Malaysia, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Jabatan Tanah dan Ukur, Lembaga Hasil Dalam Negeri dan lain-lain pihak berkuasa yang berkaitan atau di acara-acara yang dianjurkan atau disertai oleh Firma tersebut.
    3. Berkenaan dengan data peribadi bagi pihak ketiga seperti pasangan kamu dan ahli-ahli keluarga kamu, kamu dengan ini menjamin bahawa kamu telah mendapatkan persetujuan mereka untuk membenarkan kami untuk memproses data peribadi mereka dan kamu akan melanjutkan satu salinan Notis ini kepada mereka.
  2. TUJUAN MEMPROSES DATA PERIBADI
    1. Kamu dengan ini bersetuju dan membenarkan Firma tersebut menggunakan dan memproses Data Peribadi kamu yang telah berikan kepada Firma tersebut, dalam cara dan untuk tujuan yang dinyatakan di bawah:
      1. untuk tujuan bagi Kerja-Kerja tersebut;
      2. untuk menyediakan apa-apa dokumen atau surat cara yang dikehendaki bagi tujuan yang dinyatakan di dalam perenggan (1) di atas dan apa-apa kerja sampingan lain yang berkaitan dengan perenggan (1) di atas, termasuk tetapi tidak terhad kepada, penyediaan kontrak atau perjanjian atau surat cara yang melibatkan kamu, penyediaan perjanjian pinjaman dan penyediaan affidavit-afidavit;
      3. untuk memberi maklumat yang diperlukan kepada mana-mana pihak berkuasa atau kerajaan seperti yang dikehendaki oleh undang-undang, peraturan atau keperluan kerajaan;
      4. untuk tujuan pentadbiran dalaman Firma tersebut termasuk tujuan penyemakan asal usul dan konflik;
      5. untuk Firma berkomunikasi dengan kamu; dan
      6. untuk Firma mematuhi obligasinya di bawah undang-undang atau mana-mana peraturan-peraturan yang dikenakan oleh pihak berkuasa atau kerajaan.
    2. Ia adalah secara sukarela bagi kamu untuk membekalkan Data Peribadi kamu kepada Firma tersebut. Tetapi, jika kamu tidak ingin berikan Data Peribadi kamu, Firma tersebut mungkin tidak dapat menyediakan, memproses dan mengendalikan Kerja-Kerja atau berkomunikasi dengan kamu.
    3. Firma tersebut juga mungkin akan mengguna dan memproses Data Peribadi kamu untuk tujuan lain seperti:
      1. untuk menghantar kepada kamu kad-kad ucapan, surat berita, artikel-artikel dan rencana-rencana lain, mengedar maklumat acara, persidangan, ceramah dan seminar yang mungkin menarik minat kamu; dan
      2. sebagai rujukan kepada editor / penyelidik dalam penerbitan undang-undang dan jurnal dan bakal pelanggan yang inginkan maklumat rujukan bagi kerja-kerja yang pernah kami kendalikan, jika ada, melalui e-mel atau mel.

      Jika kamu tidak bersetuju bagi Firma tersebut memproses Data Peribadi kamu untuk tujuan yang dinyatakan dalam perenggan 2c ini, sila maklumkan kepada Firma tersebut dengan menghubungi Firma tersebut melalui butiran hubungan yang dinyatakan dalam perenggan 4a di bawah.

  3. PENDEDAHAN DATA PERIBADI
    1. Data Peribadi kamu yang diberikan kepada Firma atau diperolehi oleh Firma tersebut akan disimpan sulit oleh Firma. Akan tetapi, ia mungkin perlu bagi Firma tersebut untuk menggunakan dan berhubung dengan pihak ketiga, pembekal perkhidmatan atau individu-individu untuk melaksanakan perkhidmatan-perkhidmatan tertentu bagi pihak Firma tersebut. Dalam situasi ini, kamu dengan ini bersetuju dan membenarkan Firma tersebut untuk mendedahkan dan memindahkan Data Peribadi kamu kepada pihak ketiga, mahupun di dalam atau di luar Malaysia, termasuk tanpa had, seperti bank-bank dan institusi kewangan, syarikat pemaju, syarikat insuran, syarikat yang membekal kemudahan penyimpanan (storage facility), penasihat luar dan penasihat profesional yang lain, seperti juruaudit, perunding cukai, dan lain-lain, dan mana-mana pihak lain sebagaimana Firma tersebut fikirkan perlu bagi tujuan yang dinyatakan di dalam perenggan 2 di atas.
    2. Firma tersebut juga akan mendedahkan dan memindahkan maklumat tersebut kepada mana-mana badan-badan berkanun, badan-badan pengawal aturan dan/atau pihak berkuasa kerajaan di mana adalah perlu untuk berbuat demikian di bawah undang-undang.
  4. PERMINTAAN UNTUK AKSES DAN PERTANYAAN
    1. Anda boleh pada bila-bila masa selepas ini sama ada memohon untuk mendapat akses kepada, atau memohon untuk pembetulan dibuat ke atas Data Peribadi kamu (tertakluk kepada sebarang bayaran, jika berkenaan), atau mengehadkan pemprosesan Data Peribadi kamu oleh Firma tersebut, yang mana berkenaan, tetapi tertakluk kepada pengecualian dan sekatan sebagaimana yang terkandung di bawah undang-undang yang terpakai. Jika kamu ingin berbuat demikian, sila hubungi:
      Nama Pegawai : Sophia Lo / Chua Chinn Harn / Chua Chinn Yuan
      Jawatan : Peguam
      Alamat : CSY, Advocates and Solicitors,
      Lot No. I-53A-3, 3rd Floor, Block I, KK Times Square, Off Coastal Highway, 88100 Kota Kinabalu, Sabah
      Tel : 088-258733 / 253733
      Faks : 088-262733
      Emel : csylegal.kk@gmail.comAnda juga boleh menghubungi Firma tersebut melalui butir-butir hubungan di atas jika kamu mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan Data Peribadi kamu yang diberikan kepada Firma tersebut.
    1. Sila ambil perhatian bahawa Firma tersebut mempunyai hak untuk menolak permintaan kamu untuk mandapat akses dan/atau membuat sebarang pembetulan terhadap Data Peribadi kamu, setakat mana yang dibenarkan di bawah undang-undang yang terpakai.
  5. AM
    1. Firma tersebut berhak untuk meminda atau mengubah suai Notis ini dari semasa ke semasa.
    2. Notis Perlindungan Data Peribadi ini diisu dalam kedua-dua Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat apa-apa yang tidak konsisten atau terdapat percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris ini akan diguna pakai.